Déménager une entreprise a de multiples répercussions sur son organisation. La décision ne doit pas être prise à la légère. Du transfert de l’informatique aux trajets de vos collaborateurs, vous devez penser à 1 001 détails. Vous voulez ne rien oublier lors de vos changements de locaux ? Voici tous nos conseils pour réussir votre déménagement d’entreprise
La première recommandation est de s’y prendre à l’avance. Vous pourrez ainsi respecter toutes les étapes d’un changement de bureaux réussi.
Vos locaux sont trop petits ou plus adaptés et vous avez pris la décision d’en changer ? La première chose à faire pour concrétiser votre choix est de trouver un nouveau site.
Pour commencer votre recherche de sites, faites d’abord la liste des critères recherchés : taille, adresse, budget, place de parking, entrepôt, etc. La précision de la définition de vos besoins est essentielle pour trouver les locaux les plus adaptés.
Il est recommandé de demander plusieurs devis. Vous pourrez ainsi comparer les prix et les services proposés. Il est intéressant de choisir un prestataire connaissant bien votre nouvelle adresse. Il vous aidera à planifier les opérations au mieux pour vous éviter des ennuis liés à la circulation ou à une réglementation municipale. Cette prestation d’accompagnement est essentielle.
N’oubliez pas d’informer tous vos contacts du changement de bureaux Vous pouvez envoyer un mail d’information grâce à une liste de diffusion.
Il est important de modifier votre adresse sur :
Fournissez le planning d’emménagement à vos collaborateurs. Vous pouvez différer les arrivées de chaque service.
Avant l’arrivée des collaborateurs, il est préférable d’avoir préparé les postes de travail avec l’informatique et l’équipe des moyens généraux.
Au-delà de l’aspect pratique d’un déménagement, vous devez également penser aux démarches juridiques et RH. Elles sont essentielles.
Vous devez penser à faire correspondre au mieux la date de fin de l’ancien bail et la date de début du nouveau contrat de location. Le régime général des baux commerciaux prévoit un préavis de 6 mois. Un déménagement d’entreprise est donc un projet à réfléchir à l’avance.
Il est ensuite nécessaire de négocier le nouveau contrat de bail commercial. Voici les principaux points à vérifier :
Votre juriste ou votre conseiller devra alors mettre à jour les documents officiels avec votre nouvelle adresse. Par exemple, la décision du changement d’adresse doit faire l’objet d’une décision du représentant légal. Un procès-verbal de cette décision devra être remis au Centre de formalités des entreprises (CFE) pour obtenir la modification de votre Kbis.
Vos équipes RH vont devoir communiquer avec précision les détails du déménagement aux collaborateurs. Le Comité Social et économique (CSE) doit être consulté.
Si vos contrats de travail mentionnent le lieu de travail, il est nécessaire de les modifier. Ce changement devra alors être accepté par le salarié expressément. Si une clause de mobilité existe, l’avenant n’est pas obligatoire.
L’accord du salarié est nécessaire, si le nouvel établissement est dans un secteur géographique différent de vos anciens locaux. Cette notion se définie par :
Le refus du salarié de changer de lieu de travail lorsque son accord est nécessaire doit à l’employeur trois possibilités :
Le déménagement ne doit pas impacter votre activité. Or, les recherches de nouveaux locaux professionnels sont assez chronophages.
Pour trouver des bureaux totalement adaptés à vos besoins, vous devez établir un cahier des charges précis.
Il est recommandé de se faire accompagner par une agence de conseil en immobilier d’entreprise. Vous souhaitez organiser votre déménagement d’entreprise ?
